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Los chatbots de IA están transformando las finanzas al automatizar tareas como el procesamiento de facturas, el seguimiento de gastos y la detección de fraudes. Estas herramientas ahorran tiempo, reducen los errores y los costos. Por ejemplo, los chatbots pueden procesar las facturas un 60% más barato que los métodos manuales y reducir los errores de conciliación en un 90%. También mejoran el cumplimiento mediante la supervisión de las transacciones y la detección de actividades sospechosas. Los principales bancos como JPMC y Banco de América ya utilizan chatbots para mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente. Si bien existen desafíos como integrar sistemas y garantizar la seguridad de los datos, las ventajas (como una toma de decisiones más rápida y un importante ahorro de costos) hacen que la automatización de los chatbots suponga un punto de inflexión para los equipos financieros.
Los chatbots están transformando la forma en que los equipos financieros gestionan las tareas rutinarias, convirtiendo los procesos manuales en flujos de trabajo automatizados y simplificados. Estos Herramientas impulsadas por IA gestione todo, desde el procesamiento de facturas hasta la detección de fraudes, lo que permite ahorrar costes y mejorar la precisión. Exploremos cómo los chatbots están transformando flujos de trabajo financieros específicos.
Administrar las facturas de manera eficiente es clave para mantener los costos operativos bajo control. Los chatbots automatizan todo el proceso, desde la extracción de datos hasta la obtención de las aprobaciones, lo que ayuda a evitar demoras y errores costosos.
Así es como funciona: cuando se recibe una factura, el chatbot extrae detalles esenciales como el nombre del proveedor, el importe, la fecha y el número de orden de compra. A continuación, valida esta información comparándola con las reglas predefinidas y la coteja con los registros existentes para detectar las discrepancias con antelación. Una vez verificadas, las facturas pasan a través de flujos de trabajo de aprobación basados en las políticas de la empresa, como los importes de las facturas o las reglas específicas de los departamentos.
Los beneficios financieros son claros. El procesamiento automatizado de facturas puede reducir los costos en más de un 60%. Las mejores prácticas reducen el costo por factura a aproximadamente 5 dólares, en comparación con la media del sector de 12 dólares.
Toma Flujo de facturación de Aavenir como ejemplo. Construido sobre el ServiceNow plataforma, esta herramienta permite el procesamiento de facturas sin intervención al combinar la extracción inteligente de datos, la validación de IA y los flujos de trabajo personalizables. Las empresas que la utilizan experimentan tiempos de procesamiento más rápidos, menos errores y más posibilidades de capitalizar los descuentos por pago anticipado. Los chatbots también pueden interactuar directamente con los proveedores para recopilar los detalles que faltan o resolver consultas, lo que garantiza que el proceso de aprobación no se detenga. Mientras tanto, los equipos financieros pueden centrarse en tareas de mayor valor en lugar de ocuparse del papeleo.
La gestión de gastos es otra área en la que brillan los chatbots. Se encargan de tareas repetitivas, como el seguimiento, la categorización y la elaboración de informes de los gastos, lo que hace que el proceso sea más rápido y preciso. Estos sistemas supervisan los gastos en tiempo real y clasifican automáticamente las transacciones en función de la información del comerciante y los datos de las transacciones. Incluso pueden enviar alertas cuando los gastos se acercan o superan los límites presupuestarios.
Los usuarios pueden subir los recibos tomando una foto o reenviando un correo electrónico, y los chatbots extraen los detalles necesarios para crear informes completos. También marcan las transacciones faltantes o las infracciones de las políticas antes del envío final.
Por ejemplo, Opay, una plataforma de servicios financieros, implementada Sobotes un chatbot para simplificar las operaciones y abordar las consultas rutinarias. ¿Los resultados? Un salto en la satisfacción de los clientes del 60 al 90%, una reducción del 20% en los costos operativos y un aumento del 17% en las tasas de conversión. La automatización de la gestión de gastos también ha permitido reducir los errores de conciliación en un 90%, al tiempo que ha aumentado la eficiencia hasta en un 40% y ha reducido los errores en un 20%. Además del seguimiento, los chatbots pueden generar informes detallados a pedido, analizar las tendencias de gasto, predecir los costos futuros e identificar áreas en las que ahorrar dinero. Esta automatización incluso permite la detección de fraudes, lo que añade otra capa de seguridad a las operaciones financieras.
La prevención del fraude es una función fundamental en la que los chatbots ofrecen resultados impresionantes. Al monitorear continuamente los patrones de transacciones, los chatbots comparan las actividades con las normas establecidas y señalan cualquier cosa inusual para revisarla de inmediato. Analizan los datos de las transacciones para identificar comportamientos sospechosos y pueden alertar a las partes interesadas o congelar temporalmente las transacciones para evitar posibles pérdidas.
En los casos de transacciones de alto riesgo, los chatbots pueden agregar una capa adicional de seguridad al solicitar la confirmación de los titulares de las cuentas o iniciar una autenticación secundaria. También crean registros de auditoría detallados que documentan cada acción tomada, lo que resulta inestimable para el cumplimiento y las investigaciones.
Los clientes aprecian especialmente estas capacidades de detección de fraudes en tiempo real: el 65% prefiere los chatbots para realizar consultas financieras rápidas porque eliminan los frustrantes tiempos de espera. La capacidad de supervisar las transacciones las 24 horas del día y responder al instante mejora tanto la seguridad como la satisfacción del cliente.
La integración de los chatbots con las herramientas financieras puede agilizar las operaciones, reducir los errores manuales y garantizar un manejo seguro de los datos. Al vincular los chatbots con el software de contabilidad y las API bancarias y cumplir con estrictos protocolos de seguridad, las empresas pueden crear flujos de trabajo eficientes y mantener el cumplimiento.
La integración de los chatbots con el software de contabilidad puede ahorrar tiempo y reducir los errores. Herramientas como Zapier facilitan la conexión de ChatBot con plataformas como Xero. Por ejemplo, un «mensaje nuevo» en ChatBot puede activar automáticamente acciones en Xero, como añadir artículos a una factura de venta, lo que simplifica los flujos de trabajo.
Otra opción, Appy Pie Automate, permite la automatización basada en activadores entre ChatGPT y Xero. Por ejemplo, cuando aparece una «nueva factura» en el sistema de cuentas por pagar de Xero, puede provocar acciones en ChatGPT. Appy Pie Automate ofrece una prueba gratuita de 7 días y afirma haber ahorrado 20 millones de horas-hombre a través de sus funciones de automatización.
Para las empresas que utilizan múltiples plataformas de contabilidad, Onlizador proporciona una solución sin código para conectarse QuickBooks y Xero simultáneamente. Esta plataforma utiliza un generador visual con conectores de API, que permite a los usuarios automatizar la sincronización de datos, configurar las notificaciones y habilitar la comunicación con los chatbots, todo ello sin necesidad de escribir una sola línea de código.
«Las soluciones sin código de Onlizer permiten a los usuarios sin experiencia en programación conectar QuickBooks y Xero sin problemas, lo que permite la sincronización entre las dos plataformas con un mínimo esfuerzo». - Onlizer
Estas integraciones se basan en activadores, en los que eventos específicos del software de contabilidad provocan automáticamente las acciones del chatbot. Esto garantiza un flujo continuo de información, manteniendo los datos financieros actualizados y accesibles.
A continuación, puede mejorar las capacidades de su chatbot integrándolo con las API bancarias para obtener datos y transacciones financieras en tiempo real.
Las API bancarias permiten a los chatbots acceder de forma segura a los datos de las cuentas en tiempo real y agilizar los procesos financieros. Al utilizar una arquitectura de microservicios, estas API conectan los chatbots con plataformas bancarias, CRM y sistemas de pago.
A través de canales cifrados, los chatbots pueden acceder a los saldos de las cuentas, los historiales de transacciones e incluso procesar los pagos en tiempo real. Para garantizar la precisión, los modelos de chatbot están capacitados en terminología financiera y lenguaje regulatorio.
Al integrar las API bancarias, el cumplimiento de estándares como PCI DSS y GDPR es fundamental. Elija plataformas compatibles con los principales sistemas bancarios, las herramientas de detección de fraudes, los CRM y las pasarelas de pago y, al mismo tiempo, implemente medidas de seguridad avanzadas como el cifrado, la autenticación multifactor y los controles de acceso basados en funciones.
Además, los procedimientos de entrega seguros son esenciales para las transacciones que requieren la intervención humana. Esto garantiza que las operaciones delicadas se intensifiquen sin comprometer la seguridad ni el contexto. También es necesario actualizar periódicamente la base de conocimientos del chatbot para reflejar los cambios en los productos, las políticas y las regulaciones bancarias.
Una vez implementadas las integraciones, es vital proteger y gestionar los datos de manera compatible. Las instituciones financieras se enfrentan a riesgos únicos, ya que administran los datos confidenciales de los clientes y las transacciones de alto valor. El coste medio de una filtración de datos en el sector financiero supera los 5 millones de dólares, por lo que la adopción de medidas de seguridad sólidas es una prioridad absoluta.
Cifrado de datos es una estrategia de defensa clave. Cifre los datos tanto en reposo como en tránsito, aplique controles de acceso basados en funciones y utilice la segmentación de la red. La autenticación multifactorial (MFA) debería ser obligatoria para todos los usuarios, administradores y proveedores que accedan a los sistemas.
Las actualizaciones periódicas del sistema y las evaluaciones de los proveedores son igualmente importantes. Evalúe cuidadosamente las certificaciones de seguridad de los proveedores y los procedimientos de respuesta a las infracciones. Esto es fundamental, ya que El 46% de las filtraciones de datos involucran información personal de clientes.
La formación de los empleados desempeña un papel crucial en el mantenimiento de la seguridad. Imparta formación periódica y específica para cada función para ayudar a los empleados a reconocer los intentos de suplantación de identidad y proteger sus credenciales. Se ha demostrado que las empresas que aprovechan la inteligencia artificial y la automatización ahorran una media de 2,22 millones de dólares en comparación con las que no lo hacen, destacando los beneficios financieros de estas tecnologías.
Comprender los requisitos de cumplimiento es esencial cuando se manejan datos en distintas jurisdicciones. Infracciones de GDPR puede resultar en multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual mundial, mientras que CCPA las multas pueden llegar a los 7.500 dólares por infracciones deliberadas. Ambos marcos enfatizan la transparencia y requieren mecanismos de consentimiento claros para la recopilación de datos.
«Para garantizar que su chatbot funcione de forma ética y legal, céntrese en minimizar los datos, implemente un cifrado sólido y proporcione mecanismos claros de aceptación para la recopilación y el uso de datos». - Steve Mills, director de ética de IA de Boston Consulting Group
Para mantener el cumplimiento, implemente acuerdos sólidos de procesamiento de datos con los proveedores, garantice el cifrado adecuado y alinee los controles de acceso con los principios de Zero Trust. Adopte prácticas de privacidad desde el diseño minimizando la recopilación de datos y automatizando las políticas de retención de datos.
Para las organizaciones que buscan una orquestación de IA avanzada con seguridad y cumplimiento integrados, plataformas como prompts.ai ofrecen un gobierno de nivel empresarial, registros de auditoría y visibilidad en tiempo real del uso, el gasto y el rendimiento en todos los sistemas conectados.
La implementación exitosa de la automatización de los chatbots requiere un equilibrio entre las capacidades técnicas y las necesidades específicas de su empresa. El proceso implica evaluar los flujos de trabajo, elegir la plataforma adecuada y probar minuciosamente el sistema para garantizar que se integre sin problemas con las operaciones financieras existentes.
El primer paso es identificar qué procesos financieros se beneficiarían más de la automatización. Concéntrese en las tareas que consumen mucho tiempo, son repetitivas o son propensas a errores. Estas suelen ser las áreas en las que la automatización puede tener el mayor impacto.
Los candidatos más comunes para la automatización de los chatbots incluyen:
Por ejemplo, tareas como el procesamiento de facturas, la gestión del envío de informes de gastos, la respuesta a las consultas sobre el saldo de las cuentas y la realización de comprobaciones de cumplimiento rutinarias son ideales para la automatización. Comience por documentar cuánto tiempo llevan estas tareas actualmente, las tasas de error y el número de miembros del personal involucrados.
He aquí un ejemplo: un banco norteamericano automatizó su sistema de procesamiento de cheques, lo que redujo el tiempo de procesamiento en 76%. Esto permitió a los empleados centrarse en actividades estratégicas en lugar de dedicar tiempo a la entrada y verificación manuales de datos.
Para estimar el posible retorno de la inversión (ROI), considere tanto los ahorros directos (como la reducción de los costos laborales) como los beneficios indirectos, como menos errores, tiempos de respuesta más rápidos y una mayor satisfacción del cliente.
Una vez que hayas definido tus necesidades de flujo de trabajo, el siguiente paso es seleccionar una plataforma de chatbot segura y compatible.
Elegir la plataforma adecuada es fundamental y requiere evaluar factores como la seguridad, el cumplimiento, la rentabilidad y las capacidades de integración. La seguridad debe ser una prioridad absoluta, especialmente en los servicios financieros, donde las infracciones pueden tener consecuencias graves. Por ejemplo, El 41% de las infracciones de API provocan la pérdida de datos y perjudican la reputación de la empresa.
Al evaluar las plataformas, busque características como:
Las capacidades de integración son igualmente importantes. La plataforma debe conectarse sin problemas con los servicios de terceros y, al mismo tiempo, mantener altos estándares de seguridad. Para la gobernanza y el seguimiento a nivel empresarial, puede valer la pena considerar herramientas como prompts.ai.
«Implemente acuerdos sólidos de procesamiento de datos con todos los proveedores. Esto no es opcional: hemos visto cómo las organizaciones se enfrentan a sanciones porque asumían que su proveedor de nube se encargaba del cumplimiento». - Randy Bryan, propietario de TekRescue
También es fundamental garantizar que la plataforma cumpla con normativas como el RGPD y la CCPA. El incumplimiento puede conllevar fuertes sanciones - hasta 20 millones de euros, o el 4% de la facturación anual mundial, por infracciones del RGPD, y 7 500 USD por infracción deliberada en virtud de la CCPA.
Tras elegir la plataforma, el siguiente paso es la integración y las pruebas.
La integración requiere la colaboración entre los equipos de TI, finanzas y cumplimiento. Comience de a poco con un programa piloto para recopilar datos, ajustar el chatbot y abordar cualquier problema antes de implementarlo a mayor escala.
Las pruebas exhaustivas son cruciales. Esto incluye:
Una vez que el chatbot esté activo, monitoriza su rendimiento de cerca. Realice un seguimiento de las métricas clave, como el tiempo de respuesta, la satisfacción del cliente y las tasas de resolución de problemas. Los indicadores de rendimiento más comunes incluyen:
Usa bucles de retroalimentación para mejorar continuamente el chatbot. Corrija errores, añada nuevas funciones y refine las respuestas en función de las aportaciones del usuario. Este enfoque iterativo garantiza que el chatbot evolucione a la par de las necesidades empresariales y las expectativas de los usuarios.
Los beneficios de una implementación de chatbot bien ejecutada pueden ser transformadores. Tomemos a Opay, por ejemplo. La plataforma de servicios financieros adoptó una solución de chatbot omnicanal, que mejoró significativamente sus operaciones. Tras la implementación:
Por último, capacite a su personal para que trabaje junto con el chatbot. Esto garantiza una transición fluida entre los procesos automatizados y los asistidos por personas, especialmente en el caso de asuntos financieros complejos que requieren un toque personal.
Los chatbots están remodelando el sector financiero, ya que ofrecen un ahorro impresionante de costos y tiempo, al tiempo que presentan algunos desafíos notables. Vamos a desglosarlo. Desde el punto de vista financiero, los chatbots han demostrado su valía al reducir los costos de soporte en un promedio del 30%. Solo en 2023, ahorraron a las empresas alrededor de 2500 millones de horas de trabajo. Y en lo que respecta a los ingresos, las cifras hablan por sí solas: un aumento del 67% en las ventas pone de manifiesto su impacto.
Los ejemplos del mundo real dan vida a estos beneficios. Toma Klarna, por ejemplo. En febrero de 2024, introdujeron un chatbot impulsado por inteligencia artificial que rápidamente causó sensación. En su primer mes, este chatbot gestionó 2,3 millones de conversaciones, lo que equivale a dos tercios de todos los chats del servicio de atención al cliente. Asumió tareas equivalentes a la carga de trabajo de 700 agentes a tiempo completo, redujo las consultas repetitivas en un 25% y se prevé que contribuya con 40 millones de dólares a mejorar los beneficios solo en 2024.
Sin embargo, como ocurre con cualquier innovación, hay obstáculos. Casi la mitad de los usuarios afirman tener dificultades al interactuar con los chatbots. Estos problemas subrayan la necesidad de una planificación y ejecución cuidadosas durante la implementación.
Abordar estos desafíos requiere un enfoque proactivo. Tomasz Smolarczyk, director de Inteligencia Artificial, destaca la importancia estratégica de la IA en las finanzas:
«La integración de la IA no es solo una mejora tecnológica, sino un imperativo estratégico en el sector financiero. Su función va más allá de la automatización de tareas; se trata de mejorar la eficiencia operativa. Las instituciones financieras ahora están aprovechando la inteligencia artificial para refinar los procesos de toma de decisiones y optimizar los servicios a los clientes. Este cambio tiene menos que ver con la sustitución de las funciones humanas y más con el aumento de las capacidades humanas, lo que les permite centrarse en las iniciativas estratégicas y en la participación de los clientes».
Para superar los desafíos de implementación, las organizaciones deben centrarse en políticas de datos claras, datos de capacitación imparciales y marcos legales integrales. Dra. Stacy Hobson, directora de tecnologías responsables e inclusivas de Investigación de IBM, hace hincapié en los riesgos:
«Sin una mitigación proactiva de los sesgos en los datos de entrenamiento, los sistemas de IA corren el riesgo de perpetuar y amplificar las desigualdades sociales en lugar de ayudar a resolverlas».
Las consideraciones éticas, la transparencia y la garantía de calidad también son fundamentales. Esto incluye el desarrollo de API sólidas para una integración perfecta del sistema y la creación de marcos escalables para soportar el creciente uso de los chatbots.
El cálculo del ROI resulta más claro si se tienen en cuenta tanto los ahorros directos como las mejoras en la experiencia del cliente. Un experto del sector explica:
«El verdadero ROI de un chatbot = (beneficios financieros anuales más beneficios de CX monetizados — costos totales)/Costos totales × 100%. Esto tiene en cuenta tanto el ahorro directo como el valor de la experiencia del cliente».
Con proyecciones que muestran que más de 110,9 millones de usuarios interactuarán con los chatbots de los bancos para 2026, la presión para implementar soluciones eficaces es cada vez mayor. Las empresas que abordan los desafíos de manera frontal y, al mismo tiempo, maximizan los beneficios son las que más se benefician. Por ejemplo, ALAEl nuevo chatbot impulsado por GenAI logró gestionar un 20% más de clientes que su predecesor, lo que demuestra que una implementación cuidadosa puede conducir a mejoras mensurables en la eficiencia y la satisfacción del cliente.
Los chatbots financieros están remodelando la forma en que los equipos financieros gestionan las operaciones diarias y ofrecen impresionantes mejoras en la eficiencia. Las empresas que utilizan estas herramientas informan de un Reducción del 90% en los errores de conciliación, un Aumento del 38% en la eficiencia de la recaudación de ingresos, y un Reducción del 81% en los costos de procesamiento. Estas cifras destacan el potencial transformador de la automatización de los chatbots.
Sin embargo, el éxito no está exento de desafíos. La seguridad y la privacidad siguen siendo las principales preocupaciones a la hora de implementar los chatbots financieros. Abordar estos problemas requiere medidas proactivas, como usar el cifrado para proteger los datos confidenciales, realizar auditorías de seguridad periódicas, y restringir el acceso solo a usuarios verificados.
Otro factor crítico es la adopción por parte de los empleados. La resistencia al cambio es un obstáculo común, con más de El 70% de las iniciativas de cambio fracasan debido al rechazo de los empleados. Para combatir esto, involucrar a los empleados en las primeras etapas del proceso y proporcionarles la capacitación adecuada puede marcar una diferencia significativa.
Los ejemplos del mundo real demuestran el impacto de la automatización de los chatbots. Fondo Mutuo Tata vio un Disminución del 70% en el volumen de llamadas después de presentar su chatbot. Del mismo modo, Opay experimentó un salto en la satisfacción del cliente desde 60 a 90%, al tiempo que reduce los costos operativos al 20% y aumentando las tasas de conversión mediante 17%.
Las organizaciones que adoptan la automatización de los chatbots financieros obtienen una ventaja valiosa. Sin embargo, lograr el éxito va más allá de la simple implementación de la tecnología: requiere planificación cuidadosa, fuertes medidas de seguridad, y un compromiso con mejora continua. Es esencial alinear su estrategia de automatización con prácticas sólidas de cumplimiento y seguridad.
Para aquellos que están listos para dar el salto, plataformas como prompts.ai ofrecen las herramientas necesarias para crear chatbots financieros efectivos y seguros. Sus características incluyen Procesamiento del lenguaje natural impulsado por IA, automatización del flujo de trabajo, y sin fisuras integración con los sistemas financieros existentes, proporcionando una base sólida para transformar las operaciones financieras y, al mismo tiempo, mantener el cumplimiento.
Vale la pena señalar que El 65% de los clientes prefieren los chatbots para consultas financieras rápidas, ya que eliminan los largos tiempos de espera. A medida que aumentan las expectativas de los clientes y aumentan las demandas operativas, la verdadera pregunta no es si se debe implementar la automatización de los chatbots, sino qué tan rápido y eficazmente se puede hacer realidad. Si actúan ahora, con la estrategia y las herramientas adecuadas, las organizaciones pueden aprovechar los beneficios de eficiencia y ahorro de costes que aportan los chatbots financieros.
Los chatbots desempeñan un papel clave en la protección de los datos financieros al emplear técnicas de cifrado avanzadas para proteger la información tanto durante la transmisión como durante el almacenamiento. También cumplen con marcos regulatorios estrictos, como PCI DSS, garantizando que los datos confidenciales se traten con el máximo cuidado.
Además de eso, los chatbots impulsados por la inteligencia artificial supervisan activamente el cumplimiento, detectan los posibles riesgos y adaptan los flujos de trabajo para cumplir con las cambiantes regulaciones. Esto permite a las empresas agilizar las tareas financieras, como el procesamiento de facturas, al tiempo que priorizan la seguridad y mantienen la confianza.
La integración de los chatbots en los flujos de trabajo financieros conlleva una buena cantidad de desafíos. Uno de los principales obstáculos es hacer frente a sistemas financieros heredados. Estos sistemas antiguos a menudo no se adaptan bien a las tecnologías modernas de inteligencia artificial, lo que hace que la integración sea un proceso complicado.
Otra preocupación fundamental es privacidad y seguridad de los datos. Los datos financieros son muy sensibles y cualquier violación o mal manejo podría tener graves consecuencias. Las empresas deben asegurarse de que sus soluciones de chatbot cumplen con los estrictos estándares de seguridad para proteger esta valiosa información.
Además de eso, los chatbots deben gestionar consultas no estructuradas o vagas con precisión. Los flujos de trabajo financieros suelen implicar solicitudes complejas o poco claras, y la incapacidad de un chatbot para interpretarlas correctamente puede provocar errores. Por ejemplo, los errores en el asesoramiento financiero o en el procesamiento de las facturas pueden generar problemas costosos.
Para abordar estos desafíos, las empresas deben invertir en planificación cuidadosa y pruebas rigurosas. Estos pasos son clave para garantizar que los chatbots se integren sin problemas y funcionen de manera confiable en los entornos financieros.
Para averiguar el retorno de la inversión (ROI) Al usar chatbots en los flujos de trabajo financieros, las empresas deben sopesar los beneficios financieros con los costos. Esto implica analizar los ahorros derivados de la reducción de las tareas manuales, la aceleración de los procesos, la reducción de los errores y el aumento de la eficiencia y la satisfacción de los clientes.
Comience por identificar los ahorros cuantificables, como la disminución de los costos operativos o la gestión más rápida de las facturas. Luego, incluye cualquier ingreso adicional generado por flujos de trabajo más fluidos o mejores experiencias de usuario. De este total, reste los gastos de implementación y mantenimiento del sistema de chatbot. Expresa el resultado como un porcentaje para obtener el ROI. Este método proporciona una imagen clara del valor que los chatbots añaden a las operaciones financieras, ya que ayuda a las empresas a tomar decisiones más inteligentes.
